Behandling av personopplysninger i Kongsberg Advokatkontor

Når du er i kontakt med oss, for eksempel som privatklient eller som kontaktperson hos en selskapsklient behandler Kongsberg Advokatkontor personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Kongsberg Advokatkontor AS ved daglig leder Øyvind Kasin og Advokat Ole Håkon Ellingsen AS ved daglig leder Ole Håkon Ellingsen.

Kontaktinformasjonen til Kongsberg Advokatkontor AS er:

Adresse: Postboks 778, Nymoen, 3606 KONGSBERG

E-post: ok@kbgadvokatkontor.no

Telefon: 413 53 986

Organisasjonsnr.: 879 202 612

Kontaktinformasjonen til Advokat Ole Håkon Ellingsen AS er:

Adresse: Postboks 778, Nymoen, 3606 KONGSBERG

E-post: oh@advokatellingsen.no

Telefon: 924 53 805

Organisasjonsnr.: 997 930 169

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

1. Etablering av klientforhold og administrasjon av klientforholdet. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, betalingsopplysninger mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter. I tillegg er Advokatfirmaet Kyrre ANS pålagt rettslige forpliktelser i forbindelse med etablering av klientforhold som hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3, jf. §§ 17 og 18, og behandler da etter GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).

2. Sakshåndtering. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter.

3. Informasjon om motparter og andre tredjeparter. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å løse innkomne saker mest mulig effektivt i samsvar med kommersielle hensyn og god advokatskikk. Ved behandling av særlige kategorier av opplysninger har behandlingen rettslig grunnlag i GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

4. Straffedommer og lovovertredelser. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), samt en systembetraktning av straffeprosessloven og reglene for god advokatskikk punkt 2.3.

5. Lagring/oppbevaring av saksdokumenter. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av rettslige forpliktelse til arkivering av pågående og avsluttede saker.

6. Fakturering. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter.

7. Utsendelse av markedsføring, nyhetsbrev og annen relevant informasjon om vår virksomhet. I denne sammenheng behandles navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter markedsføringsloven § 15 som regel privatklient eller kontaktperson hos en virksomhetsklient.

8. Informasjon om potensielle klienter. I denne forbindelse behandles kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å ivareta kommersielle hensyn ved vår virksomhet.

9. Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker). Personopplysninger som behandles i denne sammenheng er personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å interne læringsprosesser og for å arbeide mer effektivt.

10. Rekruttering. I denne sammenheng behandles CV, søknad, attester, vitnemål, uttalelser fra referanser, interne vurderinger/intervjureferater, eventuelt personlighetstester og evnetester. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av en avtale med den som søker stilling hos oss, dvs. GDPR artikkel 6 (1) bokstav b. Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra den som søker stillingen, jf. GDPR artikkel 6 (1) bokstav a.

11. Sikkerhet. I denne forbindelse behandles logger på servere, avdekking, oppklaring og oppfølgning av sikkerhetshendelser mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at denne behandlingen er nødvendig for å ivareta informasjonssikkerhet og hindre uautorisert utlevering av personopplysninger.

12. Informasjon om leverandører og samarbeidspartnere. Vi behandler i denne forbindelse kontaktinformasjon som navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelt stillingsbetegnelse til kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere.

13. Bruk av informasjonskapsler (cookies) til statistikk og nettsideutvikling. Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her.

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi utleverer eller overførte ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslig forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer.

Kongsberg Advokatkontor bruker videre databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

Smart Solution er vår leverandør av IT-driftstjenester, se https://smrt.no/
Advisor247 Advokat er vår leverandør av saksbehandlingssystem og elektronisk arkiv, se https://advisor.no/
Advisor247 Advokat vår leverandør av tjenester for elektronisk signering/kundekontroll, se https://advisor.no/

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

Under er det en oversikt over hvor lenge vi behandler personopplysninger for ulike formål:

Klientadministrasjon
Lagringstid: Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Lagring/oppbevaring av saksdokumenter
Lagringstid: Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Faktureringsinformasjon
Lagringstid: Opptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår fakturering ble foretatt

Informasjon om potensielle klienter
Lagringstid: Opptil 5 måneder

Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker)
Lagringstid: Opptil 10 år

Rekruttering
Lagringstid: Opptil 3 måneder etter utløpt søknadsfrist. Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 2 år for bruk i nye, relevante

Sikkerhetslogger
Lagringstid: Opptil 1 år

Sikkerhetskopier (backup)
Lagringstid: Opptil 3 år

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og på visse vilkår rette innsigelse mot behandlingen. Du kan lese mer om disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på e-post eller telefon. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på er å melde deg av nyhetsbrevet ved å følge avmeldingslenken i hver nyhetsbrev. Du kan også ta kontakt med oss på e-post eller telefon.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. I tillegg vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Til hovedsiden